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超(特)高压检收中的难点分析

[发布时间:2011-07-30 01:03:12] [发布者:管理员]

信息技术是当代社会的先进生产力,企业信息化是信息技术发展的必然要求。信息化在企业生产管理中发挥着日益重要的作用,企业的日常运营和管理已经打上了深深的信息化烙印。作为基层电力单位的超高压局需要全面提高管理水平和层次,使管理水平再上一个新台阶,实现“体系化、规范化、指标化”的工作要求。目前企业管理水平亟待加强,标准化、规范化工作仍需进一步加强。如何实现规范化管理,提高管理水平,不仅需要领导的支持、重视和先进的管理理念,还需要利用信息化手段作为辅助工具,研究开发表单流程管理信息化平台,运用先进的信息技术,融入系统化的管理思想,实现对表单流程化、信息化管理,提高员工工作效率,为领导决策提供支持。信息化作为企业加强管理、提高效益的利器,只有真正融入企业经营管理的土壤,与业务流程、运营模式、管理理念等有机融合,才会发挥其应有的作用。

1管理现状

近几年,超高压输电技术的快速发展和应用带动了超高压局的快速发展。超高压局实现从无到有,从小到大,管理水平也在逐步提高,但是有些传统的管理方法已经不满足超高压局的快速发展,因此,需要借助现代管理手段,引入先进管理理念,利用信息化工具,进一步提升超高压局的管理水平。

传统的管理方法存在如下不足:

1、制度执行不到位

制度执行不到位并不是没有建立起清晰完整的制度,超高压局已经制定了大量的规范的制度,但是为什么有些制度却执行不到位,执行力不高,究其原因,缺乏规范工作的习惯,员工执行时喜欢个人化、随意化和情绪化,往往想到哪就做到哪,缺乏系统的思考和规范,不成体系和章法,更不必说管理的稳定可靠;部门间工作存在重复,职能界定不清,导致“政出多门”,有些工作出了差错无人负责。因此,需要对制度进行分解,形成可执行的表单,并对表单进行流程化、信息化管理,从而提高制度的执行率。

2、未形成一整套科学的管理流程

任何一个企业的经营运作都是由一系列连贯又交错的业务流程来实现的,需要建立一整套科学的管理流程来适应超高压局快速发展的需求。建立起完善的管理体系,建立完善各环节的流程,使得上下沟通流畅,准确真实的将信息传递到每一个部门及个人。流程管理界定了职责和权限,并有效处理各个活动间的接口,使各项活动成为职责分明、协调一致的有机整体。

3、流程管理未固化

只有当流程是“可视化”的或透明的,才有可能对流程进行监控和改进。为了使流程“可视化”,需要建立一个体现信息集成和信息共享的信息化管理系统。管理流程化需要要将传统的管理方式抽象为流程模式,通过计算机系统在企业中自动运行,实现流程中的各项任务的跟踪与控制,使企业内部信息正确流转。通过流程管理功能,能够方便地实现工作流程化、过程自动化、权限动态化、信息标准化。将流程管理模块同信息化管理系统结合起来后,它能够提供强大的流程管理和监控功能,完成各种流程设置与管理,提高工作效率。

4、资源无法共享,内部信息不畅

大量的信息都存在个人的电脑中,尽管这些信息已经录入电脑,但都是些静止的、孤立的数据,没有形成一个完整的数据体系,没有形成一个科学的管理体系,各个部门都是处于孤立的工作状态,彼此之间信息不畅,资源无法共享,阻碍了管理水平的进一步提高。

5、MIS系统形成信息孤岛

MIS系统在超高压局得到了比较好的应用,做出了一定的贡献,提高了一些管理部门的工作效率,但是由于它只是孤立的MIS,彼此间形成信息孤岛,信息系统没有覆盖整体流程,信息流是被割断的、信息的传递是迟缓的,甚至有时根本是不能沟通的,各个单项业务之间很难形成一个有机的整体,难以进行信息共享和业务流程优化,因此,需要一个高度集成的信息化管理系统,提高整体管理水平。

6、手工办公,效率低下

目前几乎所有员工都配置了电脑,可是无纸化办公水平却不是很高,未能很好的利用好现有的局域网资源和电脑等现代化办公设备。有些可以进行无纸化办公的工作仍然在使用纸质办公,造成资源浪费。很多管理程序还是以手工为基础,流程参与人员在处理完自己的工作之后,手动地将流程档案交给下一位人员来处理。这种管理方式既费时又费力,在计算机和网络资源如此丰富的今天,使用这种管理模式效率比较低。

2表单流程管理信息化研究思路

通过表单流程管理信息化开发研究,对日常工作进行梳理,使工作顺畅,信息畅通,日常工作实现流程化管理,建立工作准则,便于对流程的管理,对工作进行优化,提升工作效率,实现对工作的监控,找到监测点,监控流程管理,便于上级对工作的监督。

1、管理制度化

收集各种制度、规定,作为表单流程管理信息化应用的基础。制度作为管理的基础,制度规范的作用就在于它能直接牵引员工行为,规章制度是规范化管理的工作基础。

2、制度表单化

将各种制度、规定、记录进行表单化处理,是表单流程管理信息化应用的支撑。制度要得到好的执行,我们必须找到有效执行的制度形式,解决制度如何“落地”的问题。否则,员工就不能把制度视作工具,制度失去了这种“亲和力”,就只能被束之高阁,成为摆设。表单化管理是解决上述问题的最好方法,破解了执行制度“怎么做”的问题。一张张简单明了的表单,以直观的图形或简洁的文字将文字制度执行中的关键节点以表单的方式予以体现。制度表单化是以工作表单为载体,将文本制度要求作为表单的执行内容和顺序,所以表单不过是制度规范的一种表现形式。照表单中项目和步骤执行,就是遵章实施的过程,制度表单化突破了企业基础管理的传统思维逻辑,解决了长期困扰管理者的制度如何“落地”的问题,实现了决策者满意,执行者愿意的多赢目标。

3、表单流程化

使用流程管理方式对表单进行执行,是表单流程管理信息化应用的重点。需要充分调研各部门的需求,梳理表单在实际工作的执行流程。表单流程化就是要将表单明确的工作细分为标准化的步骤,并对其中的非标准化因素制定控制与管理办法。表单流程化注重了过程效率,是以时间为尺度来运行的,将统一的业务、管理活动视为一个流程,注重连续性,以流程的观点来取代个别部门或个别活动的观点,打破职能部门本位主义的思考方式,将鼓励各职能部门的成员互相合作,共同追求工作的高效。

4、流程信息化

使用信息化实现流程的构建,是表单流程管理信息化应用的核心。流程信息化可以固化、优化业务流程,提升执行效率,可以将纸上办公“进化”成电子化办公,降低人力成本。运用信息工具,以自动化、电子化来体现信息流以提高效率,利用信息技术建立良好的管理规范和管理流程,构建扎实的管理基础,通过流程管理信息系统,部门之间的沟通、员工之间的沟通更加容易、迅速,提高工作和协作效率。

5、信息自主化

信息自主化是表单流程管理信息化应用的特色。过度依赖外包单位进行信息化系统建设将带来的诸多缺点:一是开发的系统很多都无法真正满足用户的真实需求,主要原因是信息系统开发人员对业务不能真正理解,而系统的使用人员不能真正参与系统开发,最终导致了花费了大量的人力、财力开发出来的系统不是用户真正想要的系统,甚至导致很多系统开发完成后就夭折;二是系统的后续维护、升级困难,或者制度、管理模式需要改变而导致系统需要修改的时候,企业的人员却束手无策,简单的修改都要依赖开发方;三是数据的安全性得不到保障,使用人员要依赖开发方对系统进行维护,这样开发方会在程序中留下后门供方便维护,会保留系统的超级管理员权限、数据库操作权限,所有数据、所有信息都没有安全和保密可言。需要提高信息化建设项目的自主管理水平,外包不是万灵药,信息自主化或半自主化能有效解决上述难题。

图2:部分流程图

3表单流程管理信息化系统实施

系统建设实行整体规划、分期实施。一期工作搭建表单信息系统平台,制作各部门、各专业典型表单模块制作,绘制流程化图,在系统中实现表单的信息化管理,选择部分工作进行试点,摸索规范化、标准化、表单化、信息化管理理念在超高压局的实施,日常工作标准化,提高制度执行率,制作表单流程化管理蓝本,二期工作将表单流程管理信息化工作在全范围进行推广。

1、B/S结构的表单流程化信息系统平台。

采用B/S结构(Browser/Server结构)即浏览器和服务器结构,可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件,客户端零维护,系统的扩展非常容易,系统维护和升级方式简单。

2、基于表单流程化管理思路。

搭建的表单流程管理信息化系统平台基于表单流程化管理思路,以表单为载体,用流程进行连接,使用操作简单、方便、快捷,待办提醒明确,用户根据提示便可以进行操作。

3、树形菜单方式管理表单模块

平台主界面采用了树形菜单方式,表单模块层次分明,直观大方。

4、系统应用情况

(1)生产班组规范化管理模块

对制度进行梳理,制作完善了班组规范化管理模块,实现了安全活动管理、班前班后会管理、班组培训管理、技术问答、事故预想、民主管理、思想建设和会议记录管理等表单的流程化和信息化管理,模块均涵盖了所有生产班组,包括运行值、检修班组、信通班组和输电班组,实现了班组相关表单的流程化和信息化管理,不仅可以按规定对班组活动内容进行集中管理,还可以实现相关人员网上审批。

(2)设备管理模块

图3:部分应用模块

设备管理模块主要包括了设备台帐管理、缺陷管理、资料管理和巡视管理等模块,可以实现对设备台帐、资料、巡视记录的规范管理,实现设备缺陷网络流程化管理。

(3)数据采集展示模块

和相关系统进行数据接口,实现在线色谱数据、缺陷数据、两票数据、调度命令数据、运行日志等数据查询展示。

(4)考勤管理

考勤管理中,考勤管理人员轻松导入已经制作好的excle考勤表,减少了用户重新录入的苦恼,实现了流程化管理,相关领导可以通过网页进行签字,能实现多种需求的统计。

(5)、财务管理

实现借款管理、出差五定单的信息化管理。用户填写“出差五定单”或者“借款单”后流传给各级领导审批(部门领导、财务、局领导),流程中流转的相关人员登录系统后,在首页上会有待办提醒,点击相关单据办理进行签字、填写意见和修改,通过流程进程查看可以查看相关单据和打印。

(6)车辆管理

实现用车任务单、用车申请单、临时用车单、驾驶员、车辆的信息化管理,可以方便的对于驾驶员信息及各种车辆相关信息进行管理记录,车辆管理员可以全面的掌握驾驶员信息,对车辆维护、保养、维修、事故等各种信息进行管理,各部门领导公开可查,为车辆安全使用出行提供了保证,车辆备勤情况公开透明,便于申请使用,派车流程符合需求,提升了车辆使用效率,强化了用车规范。

(7)会议室管理

实现会议室申请网上流程化管理。方便单位人员申请会议,进一步增强会议效率,通过有效的会议管理业务控制,达到减少会议冲突的目的,实现会议审核者对各个会议的协调、控制、分配、规则等业务控制,以及会议室各个设备的控制,与此同时,方便广大员工及时得知会议相关信息,防止因通知不及时而缺席,进而提高会议效率和价值。

4、系统建设成效

结合日常工作和制度规定,编写了典型工作(生产、办公)表单及工作流程,在系统平台中实现典型表单的网上流程化管理。

(1)、建立工作表单的典型模板,规范日常工作,实现了工作规范化、流程化、信息化管理;

(2)、将原信息系统未涵盖的诸多工作内容集中到同一平台,整合数据资源,提升信息化水平,使管理水平上一个新台阶,成为标准化管理工作的有力助手;

(3)、提高制度的可执行性,将制度表单化、流程化,使制度真正具备可执行性;

(4)、实现数据综合管理,有效管理相关资料、提高员工工作效率、工作质量;能进一步提高员工执行力,实现各个部门之间协调工作,实现资源共享;

(5)、提高了生产、办公管理水平和效率,通过信息化手段,规范管理流程,降低成本、节能降耗,使先进的管理模式更好发挥作用,辅助领导进行决策,帮助促进管理水平跃上一个新的台阶。

 

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